Polityka Ochrony Dzieci
Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku
z dnia 01.09.2025

§ 1
Słowniczek pojęć

Ilekroć w niniejszych Standardach jest mowa bez bliższego określenia o:

  1. Instytucji, Filharmonii lub PFB – należy przez to rozumieć Polską Filharmonię Bałtycką im. Fryderyka Chopina w Gdańsku;
  2. Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku;
  3. Pracowniku – należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną w PFB na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, praktykanta, stażystę, wolontariusza;
  4. Pracowniku zewnętrznym – należy przez to rozumieć pracowników podmiotów świadczących usługi na rzecz Instytucji w zakresie ochrony obiektu, utrzymania czystości, obsługi widza czy realizacji wydarzenia Filharmonii oddelegowanych do obsługi obiektu lub wydarzeń Filharmonii;
  5. Podwykonawcy – należy przez to rozumieć podmiot świadczący usługi dla Filharmonii w zakresie ochrony obiektu, utrzymania czystości, obsługi widza, realizacji koncertu na rzecz Filharmonii, zatrudniający pracowników, oddelegowanych do obsługi obiektu lub wydarzeń Filharmonii;
  6. Małoletnim – należy przez to rozumieć zgodnie z kodeksem cywilnym osobę od urodzenia do ukończenia 18 roku życia;
  7. Opiekunie małoletniego – należy przez to rozumieć osobę uprawnioną do reprezentacji i stanowienia o małoletnim, w szczególności jego przedstawiciela ustawowego;
  8. Przedstawicielu ustawowym – należy przez to rozumieć rodzica bądź opiekuna posiadającego pełnię władzy rodzicielskiej lub opiekuna prawnego (osobę reprezentującą dziecko, ustanowioną przez sąd, w sytuacji, gdy rodzicom nie przysługuje władza rodzicielska lub gdy rodzice nie żyją);
  9. Zgodzie opiekuna małoletniego – należy przez to rozumieć zgodę co najmniej jednego z rodziców małoletniego. Jednak w przypadku braku porozumienia między opiekunami małoletniego należy poinformować ich o konieczności rozstrzygnięcia sprawy przez sąd rodzinny;
  10. Krzywdzeniu małoletniego – należy rozumieć popełnienie czynu zabronionego lub czynu karalnego na szkodę małoletniego przez jakąkolwiek osobę, w tym pracownika PFB lub zagrożenie dobra małoletniego, w tym jego zaniedbywanie;
  11. Danych osobowych małoletniego – należy przez to rozumieć wszelkie informacje umożliwiające identyfikację osoby małoletniej korzystającej z usług Filharmonii;
  12. Osobie odpowiedzialnej za Standardy Ochrony Małoletnich – należy przez to rozumieć wyznaczonego przez Dyrektora pracownika sprawującego nadzór nad realizacją niniejszych Standardów, tj. Koordynatora ds. Standardów Ochrony Małoletnich (tel.: 887 872 620) lub w przypadku jego nieobecności, osobę zastępującą go na danym stanowisku (tel.: 509 845 600);
  13. Wydarzeniu – należy przez to rozumieć wszelkiego rodzaju imprezy publiczne, których organizatorem lub współorganizatorem jest Polska Filharmonia Bałtycka w szczególności: koncerty, warsztaty, prelekcje, wystawy;
  14. Organizatorze – należy przez to rozumieć inny niż Instytucja organizator wydarzeń zewnętrznych tj. odbywających się na terenie Filharmonii jednocześnie nie będących jej wydarzeniami.

§ 2
Zasady bezpiecznych relacji pomiędzy pracownikami Instytucji, pracownikami zewnętrznymi a dziećmi

  1. Pracownicy lub pracownicy zewnętrzni zwracają się do dzieci z szacunkiem, zrozumieniem, a także uważnością na ich potrzeby.
  2. Niedopuszczalne jest stosowanie jakikolwiek form przemocy, krzywdzenia w stosunku do dzieci.
  3. Pracownicy lub pracownicy zewnętrzni respektują zasady równego traktowania dzieci bez względu na ich indywidualne różnice, takie jak: wiek, płeć, wygląd, charakter, pochodzenie, kolor skóry, wyznanie, orientacja seksualna, stan zdrowia, sytuacja rodzinna/materialna, specjalistyczne potrzeby edukacyjne, niepełnosprawność, specjalne potrzeby itp.
  4. Wszystkie działania w stosunku do małoletnich, a w szczególności do dzieci z niepełnosprawnością oraz dzieci ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi, podejmowane są w sposób otwarty i przejrzysty dla innych, aby zminimalizować ryzyko błędnej interpretacji danego zachowania.
  5. Kontakt z dziećmi uczęszczającymi na Wydarzenia w PFB, powinien odbywać się wyłącznie w godzinach pracy i dotyczyć celów edukacyjnych lub wychowawczych.
  6. Pracownikom i osobom świadczącym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy zabrania się zapraszania dzieci do swojego miejsca zamieszkania, spotykania się z nimi poza godzinami pracy; obejmuje to także kontakty z dziećmi poprzez prywatne kanały komunikacji (prywatny telefon, e-mail, komunikatory, profile w mediach społecznościowych).

§ 3
Zagrożenie bezpieczeństwa dzieci oraz przeciwdziałanie temu zjawisku

  1. Pracownik lub pracownik zewnętrzny w miarę możliwości i dołożeniu wszelkich starań monitoruje sytuację i dobrostan dzieci przebywających na terenie Instytucji.
  2. Pracownik lub pracownik zewnętrzny w ramach wykonywanych obowiązków zwraca uwagę na ryzyko oraz symptomy zagrożenia bezpieczeństwa dzieci, a w przypadku ich zidentyfikowania podejmuje niezwłoczne działania mające na celu ochronę dziecka.
  3. W przypadku powzięcia przez Pracownika lub pracownika zewnętrznego podejrzenia, że dziecko jest krzywdzone, lub zgłoszenia takiej okoliczności przez dziecko lub opiekuna dziecka lub pracownika zewnętrznego, Pracownik lub pracownik zewnętrzny ma obowiązek adekwatnego zareagowania (w zależności od przypadku - powiadomienie opiekuna dziecka, Policji), w tym sporządzenia notatki służbowej i przekazania uzyskanej informacji osobie odpowiedzialnej za Politykę Ochrony Dzieci. Notatka może mieć formę pisemną lub mailową.
  4. Interwencja prowadzona jest przez osobę odpowiedzialną za Politykę Ochrony Dzieci tj. Koordynatora ds. Standardów Ochrony Małoletnich. Taka osoba odpowiedzialna jest za przyjmowanie zgłoszeń o zdarzeniach zagrażających małoletniemu, sporządzenie karty interwencji (załącznik nr 2 do Polityki Ochrony Dzieci), kontakt z opiekunami dziecka.
  5. Przez krzywdzenie dziecka należy rozumieć popełnienie czynu zabronionego lub czynu karalnego na szkodę dziecka przez jakąkolwiek osobę, w tym pracownika, lub zagrożenie dobra dziecka, w tym jego zaniedbywanie. To każde zamierzone lub niezamierzone działanie/zaniechanie Filharmonii lub społeczeństwa jako całości i każdy rezultat takiego działania lub bezczynności, które naruszają równe prawa i swobody dzieci i/lub zakłócają ich optymalny rozwój, w tym:
    1. przemoc emocjonalna (psychiczna) wobec dziecka to: przewlekła, nie fizyczna, szkodliwa interakcja pomiędzy dzieckiem a dorosłym, obejmująca zarówno działania, jak i zaniechania. Zaliczamy do niej m.in.: odrzucanie, nieodpowiednie rozwojowo lub niekonsekwentne interakcje z dzieckiem, niedostrzeganie lub nieuznawanie indywidualności dziecka i granic psychicznych pomiędzy dorosłym a dzieckiem, niedostępność emocjonalną, zaniedbywanie emocjonalne, relację z dzieckiem opartą na wrogości, obwinianiu czy oczernianiu. Przejawami przemocy emocjonalnej może być zmuszanie dziecka do aktywności ponad jego możliwości fizyczne, uzależnianie wartości dziecka od wyników w nauce, realizacja ambicji pedagoga lub opiekuna;
    2. przemoc fizyczna wobec dziecka to: przemoc, w wyniku której dziecko doznaje faktycznej fizycznej krzywdy lub jest nią potencjalnie zagrożone. Krzywda ta następuje w wyniku działania bądź zaniechania działania ze strony rodzica lub innej osoby odpowiedzialnej za dziecko, lub której dziecko ufa, bądź która ma nad nim władzę. Przemoc fizyczna wobec dziecka może być czynnością powtarzalną lub jednorazową, stosowaną w celach dyscyplinujących;
    3. przemoc rówieśnicza (agresja rówieśnicza, bullying): występuje, gdy dziecko doświadcza różnych form przemocy ze strony rówieśników, bezpośrednio lub z użyciem technologii komunikacyjnych i mediów społecznościowych. Ma miejsce wtedy, gdy działanie ma na celu wyrządzenie komuś przykrości lub krzywdy (intencjonalność), ma charakter systematyczny (powtarzalność), a ofiara jest słabsza od sprawcy bądź grupy sprawców. Obejmuje przemoc werbalną (np. przezywanie, dogadywanie, ośmieszanie), relacyjną (np. wykluczenie z grupy, ignorowanie, nastawianie innych przeciwko osobie), fizyczną (np. pobicie, kopanie, popychanie, szarpanie), materialną (np. kradzież, niszczenie przedmiotów) oraz elektroniczną (złośliwy SMS lub e-mail, wpis w serwisie społecznościowym, umieszczanie w Internecie zdjęć lub filmów ośmieszających ofiarę), a także wykorzystanie seksualne – dotykanie intymnych części ciała lub zmuszanie do stosunku płciowego lub innych czynności seksualnych przez rówieśnika, przemoc uwarunkowaną normami i stereotypami związanymi z płcią;
    4. przemoc seksualna (wykorzystywanie seksualne dziecka) to: angażowanie dziecka przez dorosłego/lub inne dziecko w aktywność seksualną, bez kontaktu fizycznego (np. ekshibicjonizm, wszelkie formy werbalnego molestowania np. prowadzenie rozmów o treści seksualnej nieadekwatnej do wieku dziecka lub komentowanie w sposób seksualny wyglądu i zachowania dziecka, seksualizacja zabaw i wizerunku, skłanianie do kontaktu z treściami pornograficznymi, grooming – uwodzenie w Internecie w celu nawiązania kontaktu) lub z kontaktem fizycznym takim jak dotykanie, zmuszanie dziecka do dotykania ciała sprawcy w sposób seksualny czy stosunek seksualny. Każda czynność seksualna podejmowana z dzieckiem poniżej 15 r.ż. jest przestępstwem. Z wykorzystaniem seksualnym mamy do czynienia, gdy taka aktywność wystąpi między dzieckiem a dorosłym lub dzieckiem a innym dzieckiem, jeśli te osoby ze względu na wiek, niepełnosprawność bądź stopień rozwoju pozostają w relacji opieki, zależności, władzy. Wykorzystanie seksualne może przyjąć również formę wyzyskiwania seksualnego, czyli jakiegokolwiek faktycznego lub usiłowanego nadużycia pozycji podatności na zagrożenia, przewagi sił lub zaufania, w celach seksualnych, w tym, ale nie wyłącznie, czerpanie zysków finansowych, społecznych lub politycznych z seksualnego wykorzystywania innej osoby. Zagrożenie wyzyskiwaniem istnieje zarówno wobec dzieci jak i ich opiekunów, bliskich, tzw. przyjaciół rodziny;
    5. zaniedbanie: występuje wtedy, gdy nikt nie sprawia, by dziecko czuło się ważne, wyjątkowe i kochane, nie troszczy się o nie, ani go nie wspiera. Opiekun dziecka nie interesuje się jego zdrowiem, odżywianiem, warunkami bytowymi. Zaniedbanie to niezaspokajanie podstawowych potrzeb dziecka i/lub nierespektowanie jego podstawowych praw przez rodziców, opiekunów, lub inne osoby zobowiązane do opieki, wychowania i ochrony dziecka. Obejmuje zarówno pojedyncze sytuacje, jak i utrwalony sposób funkcjonowania, w którym opiekun nie zapewnia odpowiednich warunków rozwoju fizycznego, poznawczego, społecznego, emocjonalnego i psychoseksualnego oraz dobrostanu dziecka. Może to dotyczyć takich sytuacji jak: brak bezpiecznego schronienia, opieki, odżywiania (kaloryczności i wartości posiłków adekwatnych do wysiłku fizycznego i potrzeb treningowych), ilości snu, czasu na regenerację po treningu lub przebytej kontuzji, zaniedbań sprzętowych (brak odpowiednich ubrań, butów, okularów etc.), podstawowej i specjalistycznej opieki medycznej, szczepień, dostępu do edukacji, nieposyłanie do szkoły, niezabezpieczanie dostępu do książek i pomocy szkolnych, ograniczanie kontaktów społecznych, brak dbałości o bezpieczeństwo fizyczne, niezapewnienie bezpieczeństwa emocjonalnego;
    6. cyberprzemoc: to wszelkie formy przemocy, nękania, zastraszania lub prześladowania, które wykorzystują technologie cyfrowe. Obejmuje to nękanie przez media społecznościowe, e-mail, wiadomości SMS, a także inne formy agresji online, takie jak publikowanie kompromitujących materiałów lub wyśmiewanie.
  1. Zagrożenie bezpieczeństwa (krzywdzenie) dzieci może przybierać różne formy, z wykorzystaniem różnych sposobów kontaktu i komunikowania. Na potrzeby niniejszego dokumentu przyjęto następującą kwalifikację zagrożenia bezpieczeństwa dzieci:
    1. popełniono przestępstwo na szkodę dziecka (np. wykorzystanie seksualne, znęcanie się nad dzieckiem);
    2. doszło do innej formy krzywdzenia, niebędącej przestępstwem, takiej jak np. krzyk, kary fizyczne, poniżanie.
  1. Na potrzeby niniejszego dokumentu wyróżniono procedury interwencji w przypadku podejrzenia działania na szkodę dziecka przez:
    1. osoby dorosłe (Pracowników, pracowników zewnętrznych, inne osoby trzecie, opiekunów);
    2. inne dziecko.

§ 3a
Procedury postępowania w przypadku stwierdzenia zagrożenie bezpieczeństwa małoletniego przez osobę dorosłą

  1. W przypadku, gdy zgłoszono krzywdzenie dziecka, Koordynator ds. Standardów Ochrony Małoletnich przeprowadza rozmowę z osobami mającymi lub mogącymi mieć wiedzę o zdarzeniu w szczególności jego opiekunami i pracownikami lub pracownikami zewnętrznymi oraz stara się ustalić przebieg zdarzenia, ale także wpływ zdarzenia na zdrowie psychiczne i fizyczne dziecka.
  2. W przypadku gdy zgłoszono krzywdzenie dziecka przez pracownika lub pracownika zewnętrznego, wówczas osoba ta zostaje odsunięta od wszelkich form kontaktu z dziećmi (nie tylko z dzieckiem pokrzywdzonym) do czasu wyjaśnienia sprawy.
  3. W przypadku gdy Pracownik lub pracownik zewnętrzny dopuścił się wobec dziecka innej formy krzywdzenia niż popełnienie przestępstwa na jego szkodę, osoba odpowiedzialna za Politykę Ochrony Dzieci powinna zbadać wszystkie okoliczności sprawy, w szczególności wysłuchać świadków zdarzenia oraz zawiadomić przełożonego pracownika/pracownika zewnętrznego podejrzanego o krzywdzenie, aby wysłuchał wyjaśnień tego pracownika.
  4. W sytuacji, gdy naruszenie dobra dziecka jest znaczne, w szczególności gdy doszło do dyskryminacji lub naruszenia godności dziecka, Dyrektor Instytucji podejmuje działania adekwatne do stopnia przewinienia pracownika, które są dopuszczane obowiązującymi przepisami prawa. Jeżeli osoba, która dopuściła się krzywdzenia, nie jest bezpośrednio zatrudniona przez instytucję, lecz przez podmiot trzeci, wówczas należy poinformować podwykonawcę o zakazie wstępu tej osoby na teren instytucji.
  5. Jeżeli zgłoszono krzywdzenie ze strony osoby wyznaczonej do prowadzenia interwencji, wówczas interwencja prowadzona jest przez osobę wyznaczoną zastępczo przez Dyrektora.
  6. W przypadku gdy podejrzenie zagrożenia bezpieczeństwa dziecka zgłosili opiekunowie dziecka, a podejrzenie to nie zostało potwierdzone, należy o tym fakcie poinformować opiekunów dziecka na piśmie.
  7. Osoba prowadząca interwencję informuje opiekunów o obowiązku zgłoszenia podejrzenia krzywdzenia dziecka do odpowiednich organów (prokuratura/policja lub sąd rodzinno-opiekuńczy).
  8. Po poinformowaniu opiekunów zgodnie z punktem poprzedzającym, dyrekcja instytucji lub osoba do tego wyznaczona, składa zawiadomienie o podejrzeniu przestępstwa do prokuratury/policji lub wniosek o wgląd w sytuację rodziny do sądu rejonowego, wydziału rodzinnego i nieletnich.
  9. Dalszy tok postępowania leży w kompetencjach organów wskazanych w punkcie poprzedzającym.
  10. Jeżeli Koordynator ds. Standardów Ochrony Małoletnich jest nieobecny, wówczas działania opisane w niniejszym rozdziale podejmuje osoba, która zastępuje go na danym stanowisku.
  11. Wszystkie osoby, które w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych powzięły informację o krzywdzeniu dziecka lub informacje z tym związane, są zobowiązane do zachowania tych informacji w tajemnicy, wyłączając informacje przekazywane uprawnionym instytucjom w ramach działań interwencyjnych.

§ 3b
Procedury postępowania w przypadku stwierdzenia zagrożenie bezpieczeństwa małoletniego przez innego małoletniego

  1. W przypadku podejrzenia krzywdzenia dziecka przez inne dziecko przebywające w instytucji (np. podczas koncertów edukacyjnych bądź familijnych) należy przeprowadzić rozmowę z opiekunami dziecka podejrzewanego o krzywdzenie, a także oddzielnie z opiekunem dziecka skrzywdzonego. Ponadto, należy porozmawiać z innymi osobami mającymi wiedzę o zdarzeniu. W trakcie rozmów należy dążyć do ustalenia przebiegu zdarzenia, a także wpływu zdarzenia na zdrowie psychiczne i fizyczne dziecka krzywdzonego.
  2. W trakcie rozmów należy upewnić się, że dziecko podejrzewane o krzywdzenie innego dziecka samo nie jest krzywdzone przez opiekunów, innych dorosłych bądź inne dzieci. W przypadku potwierdzenia takiej okoliczności należy podjąć interwencję także w stosunku do tego dziecka.
  3. Podczas rozmowy z opiekunem, pracownik przekazuje informacje o zdarzeniu oraz o potrzebie/możliwości skorzystania ze specjalistycznego wsparcia, w tym u innych organizacji lub służb oraz o sposobach reakcji na zdarzenie (poinformowanie sądu rodzinnego, poinformowanie szkoły, poinformowanie opiekunów dziecka krzywdzącego).
  4. Jeżeli osobą podejrzewaną o krzywdzenie jest dziecko w wieku od 13 do 17 lat, a jego zachowanie stanowi czyn karalny, należy ponadto poinformować właściwy miejscowo sąd rodzinny lub policję poprzez pisemne zawiadomienie.
  5. Jeżeli osobą podejrzewaną o krzywdzenie jest dziecko powyżej lat 17, a jego zachowanie stanowi przestępstwo, wówczas należy poinformować właściwą miejscowo jednostkę policji lub prokuratury poprzez pisemne zawiadomienie.
  6. W przypadku podejrzenia, że życie dziecka jest zagrożone lub grozi mu ciężki uszczerbek na zdrowiu należy niezwłocznie poinformować odpowiednie służby (policja, pogotowie ratunkowe), dzwoniąc pod numer 112 lub 997 lub 999. Poinformowania służb dokonuje pracownik lub pracownik zewnętrzny, który pierwszy powziął informację o zagrożeniu.

§ 3c
Zasady bezpiecznego korzystania z Internetu i mediów elektronicznych

  1. Instytucja, w przypadku zapewnienia dzieciom dostępu do Internetu, podejmuje działania zabezpieczające małoletnich przed dostępem do treści, które mogą stanowić zagrożenie dla ich prawidłowego rozwoju. W szczególności instaluje i aktualizuje oprogramowanie zabezpieczające.
  2. Na terenie instytucji dostęp dziecka do Internetu możliwy jest tylko pod nadzorem osoby dorosłej w ramach prowadzonych zajęć, który obowiązany jest informować dzieci o zasadach bezpiecznego korzystania z Internetu oraz czuwać nad ich bezpieczeństwem podczas korzystania z Internetu w czasie zajęć.
  3. Instytucja zapewnia stały dostęp do materiałów edukacyjnych, dotyczących bezpiecznego korzystania z Internetu, przy komputerach, z których możliwy jest swobodny dostęp do sieci.
  4. Osoba odpowiedzialna za dostęp do Internetu w porozumieniu z Dyrektorem PFB zabezpiecza sieć przed niebezpiecznymi treściami, poprzez instalację i aktualizację odpowiedniego oprogramowania, które jest aktualizowane w miarę potrzeb – przynajmniej raz w miesiącu.
  5. W przypadku dostępu do treści szkodliwych, niepożądanych, nielegalnych (pornografia, treści obrazujące przemoc, propagowane działania szkodliwe dla zdrowia i życia, popularyzujące faszyzm, łamanie prawa, samobójstwa, samookaleczenia, narkotyki, werbowanie do organizacji nielegalnych i terrorystycznych):
    1. należy zabezpieczyć szkodliwe treści w formie dowodów elektronicznych z pomocą rodziców / prawnych opiekunów oraz w razie konieczności przedstawiciela instytucji, który posiada odpowiednie kompetencje techniczne;
    2. jeżeli dane treści można powiązać bezpośrednio z małoletnimi uczestniczącymi w zajęciach organizowanych przez PFB - o danym zdarzeniu i roli dziecka informowani są wszyscy rodzice / prawni opiekunowie;
    3. jeżeli treści nielegalne lub szkodliwe nie mają związku z małoletnimi uczestniczącymi w zajęciach organizowanych przez PFB - należy poinformować policję;
    4. jeżeli w udostępnianiu szkodliwych lub nielegalnych treści biorą udział inni rówieśnicy, konieczne jest poinformowanie wszystkich rodziców / prawnych opiekunów o danym zajściu;
    5. w przypadku upowszechnienia przez sprawcę treści nielegalnych (np. dziecięcej pornografii) zawiadomienie policji jest obowiązkowe.
  1. W przypadku naruszenia prawa, np. rozpowszechniania materiałów pornograficznych z udziałem nieletniego lub prób uwiedzenia małoletniego w wieku do 15 lat przez osobę dorosłą, należy (w porozumieniu z rodzicami / prawnymi opiekunami dziecka) niezwłocznie powiadomić policję.
  2. Jeżeli zaistnieje potrzeba skorzystania przez ofiarę ze specjalistycznej opieki psychologicznej, decyzja o jej udzieleniu powinna zostać podjęta w porozumieniu z jego rodzicami / prawnymi opiekunami.

§ 4
Ochrona danych osobowych dzieci

§ 4a
Zasady ogólne

  1. Instytucja, uznając prawo dziecka do prywatności i ochrony dóbr osobistych, zapewnia ochronę wizerunku dziecka i najwyższe standardy ochrony danych osobowych małoletnich zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  2. We wszystkich działaniach instytucja kieruje się odpowiedzialnością i rozwagą wobec utrwalania, przetwarzania, używania i publikowania wizerunków dzieci.

§ 4b
Ochrona wizerunku

  1. Utrwalanie zindywidualizowanego wizerunku dziecka (filmowanie, fotografowanie, nagrywanie głosu dziecka) na terenie instytucji wymaga pisemnej zgody rodzica lub opiekuna prawnego dziecka.
  2. Zgoda rodziców/opiekunów na wykorzystanie wizerunku ich dziecka jest wiążąca, jeśli dzieci i rodzice/opiekunowie zostali poinformowani o sposobie wykorzystania zdjęć/nagrań i ryzyku wiążącym się z publikacją wizerunku, w szczególności:
    1. do czego wykorzystane zostaną zdjęcia/nagrania i w jakim kontekście;
    2. jak dane te będą przechowywane i jakie potencjalne ryzyko wiąże się z publikacją zdjęć/nagrań online.
  1. Osoby utrwalające i przetwarzające wizerunek dziecka zobowiązane są do:
    1. unikania podpisywania zdjęć/nagrań informacjami identyfikującymi dziecko z imienia i nazwiska; jeśli konieczne jest podpisanie zdjęcia, używa się tylko imienia (i ewentualnie pierwszej litery nazwiska) dziecka;
    2. nieujawniania jakichkolwiek informacji wrażliwych o dziecku, dotyczących m.in. stanu zdrowia, sytuacji materialnej, sytuacji prawnej i powiązanych z wizerunkiem dziecka (np. w przypadku zbiórek indywidualnych organizowanych przez instytucję).
  1. Wizerunek dziecka może być utrwalany, pod warunkiem zachowania następujących zasad:
    1. wszystkie dzieci znajdujące się na zdjęciu/nagraniu muszą być ubrane, a sytuacja zdjęcia/nagrania nie jest dla dziecka poniżająca, ośmieszająca ani nie ukazuje go w negatywnym kontekście;
    2. zdjęcia/nagrania dzieci koncentrują się na czynnościach wykonywanych przez dzieci i w miarę możliwości przedstawiają dzieci w grupie, a nie pojedyncze osoby;
    3. wszystkie podejrzenia i problemy dotyczące niewłaściwego rozpowszechniania wizerunków dzieci są rejestrowane i zgłaszane koordynatorowi ds. ochrony małoletnich.
  1. W sytuacjach, w których instytucja rejestruje wizerunek dzieci do własnego użytku, konieczne jest:
    1. informowanie dzieci i rodziców/opiekunów o tym, że dane wydarzenie będzie rejestrowane;
    2. w przypadku rejestracji wydarzenia przez podmiot zewnętrzny konieczne jest:
      • zobowiązanie tego podmiotu do przestrzegania niniejszych standardów;
      • zobowiązanie tego podmiotu do noszenia identyfikatora w czasie trwania wydarzenia.
  1. Zabronione jest utrwalanie obrazu i dźwięku przez rodziców/opiekunów lub widzów wydarzeń/uroczystości bez uzyskania uprzedniej zgody instytucji.
  2. Przedstawiciele mediów lub dowolne inne osoby, które chcą zarejestrować organizowane przez instytucję wydarzenie i opublikować zebrany materiał, muszą zgłosić taką prośbę wcześniej i uzyskać zgodę dyrekcji. Podmioty, o których mowa w zdaniu 1, zobowiązane są do uzyskania pisemnej zgody rodziców/opiekunów na rejestrowanie wizerunku ich dzieci.
  3. Przedstawiciele mediów lub dowolne inne osoby, które chcą zarejestrować organizowane przez instytucję wydarzenie i opublikować zebrany materiał, zobowiązane są udostępnić:
    1. informacje o imieniu, nazwisku i adresie osoby lub redakcji występującej o zgodę;
    2. uzasadnienie potrzeby rejestrowania wydarzenia oraz informacje, w jaki sposób i w jakim kontekście zostanie wykorzystany zebrany materiał;
    3. podpisaną deklarację o zgodności podanych informacji ze stanem faktycznym.
  1. Jeśli dzieci, rodzice lub opiekunowie nie wyrazili zgody na utrwalenie wizerunku dziecka, należy respektować ich decyzję. W takim wypadku ustala się z rodzicami/opiekunami i dziećmi sposób, w jaki osoba rejestrująca wydarzenie będzie mogła zidentyfikować dziecko, aby nie utrwalać jego wizerunku na zdjęciach indywidualnych i grupowych.
  2. Realizacja obowiązku określonego w ust. 9 nie może doprowadzić do wykluczenia z wydarzenia dziecka, którego wizerunek nie powinien być rejestrowany.
  3. Instytucja przechowuje materiały zawierające wizerunek dzieci w sposób zgodny z prawem i bezpieczny dla dzieci:
    1. nośniki analogowe zawierające zdjęcia i nagrania przechowywane są w zamkniętej na klucz szafie, a nośniki elektroniczne zawierające zdjęcia i nagrania są przechowywane w folderze chronionym z dostępem ograniczonym do osób uprawnionych przez instytucję;
    2. nośniki są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa o archiwizacji;
    3. nie przechowuje się w instytucji materiałów elektronicznych zawierających wizerunki dzieci na nośnikach nieszyfrowanych ani mobilnych, takich jak telefony komórkowe i urządzenia z pamięcią przenośną (np. pendrive);
    4. zabronione jest używanie przez pracowników prywatnych urządzeń rejestrujących (tj. telefony komórkowe, aparaty fotograficzne, kamery) w celu rejestrowania wizerunków dzieci;
    5. wizerunek dzieci może być utrwalany jedynie przy wykorzystaniu urządzeń rejestrujących należących do instytucji lub podmiotu zewnętrznego, z którym została zawarta umowa na przetwarzanie wizerunku dzieci.

§ 5
Polityka ochrony

  1. Osoba odpowiedzialna za Politykę Ochrony Dzieci jest zobowiązana do odbycia specjalistycznego szkolenia z zakresu ochrony praw małoletnich.
  2. Osoba, o której mowa w punkcie poprzedzającym, jest odpowiedzialna za monitorowanie realizacji Polityki, za reagowanie na sygnały naruszenia Polityki oraz za dokonywanie edycji w treści Polityki po konsultacji z Dyrektorem Instytucji oraz odpowiednimi działami Instytucji. Zakres kompetencji osoby odpowiedzialnej został określony w §3.
  3. Osoba wyznaczona przez Dyrektora Instytucji wprowadza do Polityki niezbędne zmiany i ogłasza pracownikom nowe brzmienie Polityki.
  4. Pracownicy, podwykonawcy lub pracownicy zewnętrzni są obowiązani do wskazywania wszelkich naruszeń Polityki w Instytucji osobie, o której mowa w §5 ust.1.
  5. Osoba, o której mowa w §5 ust.1 po uzyskaniu wiedzy o naruszeniu Polityki niezwłocznie podejmuje działania wyjaśniające zgłoszone naruszenie, ocenia jego zakres i stopień.
  6. Po dokonaniu działań określonych w ustępie poprzedzającym, w przypadku potwierdzenia naruszenia Polityki zostają podjęte niezwłoczne działania określone w §2 mające na celu usunięcie lub zniwelowanie skutków naruszenia, a w szczególności ochronę dziecka.
  7. Osoba, o której mowa w §5, ust.1 jest zobowiązana do prowadzenia dokumentacji wszelkich incydentów wskazanych w §3. W celu realizacji obowiązku, o którym mowa w zdaniu pierwszym, wszelkie incydenty rejestrowane będą w Rejestrze Skarg i wniosków, a każdy incydent zostanie opatrzony odrębnym numerem sprawy. Dokumentacja prowadzona w formie fizycznej, przechowywana będzie pod kluczem. Dokumentacja będzie przekazywana do archiwum zakładowego zgodnie z wewnętrzną procedurą opisaną w Instrukcji Kancelaryjnej.
  8. Osoba, o której mowa w §5 ust.1. jest zobowiązana, aby co najmniej raz na dwa lata dokonywać oceny standardów w celu zapewnienia ich dostosowania do aktualnych potrzeb oraz zgodności z obowiązującymi przepisami. Wnioski z przeprowadzonej oceny należy pisemnie udokumentować w formie notatki służbowej.
  9. Każdy z pracowników jest zobowiązany do podpisania oświadczenia (stanowiącego załącznik nr 1) o zapoznaniu się z treścią niniejszej Polityki.

§ 6
Zasady rekrutacji personelu mającego kontakt z dziećmi

  1. Przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy lub przed dopuszczeniem osoby do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi, na Instytucji albo innym organizatorze takiej działalności albo podwykonawcy oraz na osobie, z którą ma być nawiązany stosunek pracy lub która ma być dopuszczona do takiej działalności, ciążą obowiązki określone w ust. 3-9 poniżej.
  2. Koordynator ds. Standardów Ochrony Małoletnich:
    1. przeprowadza analizę ryzyka – weryfikację personelu, na podstawie której określone zostają grupy osób podlegające procedurze weryfikacji. Analiza ryzyka jest dokumentem bazowym do stosowania dalszej procedury weryfikacji osoby, o której mowa w ust. 1 i jest weryfikowana przez Koordynatora co dwa lata;
    2. przekazuje Dyrektorowi, Zastępcy Dyrektora ds. Administracyjno-Kadrowych, Działowi Kadrowo-Socjalnemu oraz osobom zastępującym Koordynatora ds. Standardów Ochrony Małoletnich informację o wynikach przeprowadzonej analizy ryzyka celem poinformowania tych osób o grupach podlegających procedurze weryfikacji opisanej w ust. 3 poniżej.
  1. Na podstawie analizy ryzyka – weryfikacji personelu opisanej w pkt 2 powyżej Instytucja, inny organizator albo podwykonawca, przeprowadza procedurę weryfikacji na podstawie której uzyskuje informacje, czy dane osoby, o której mowa w ust. 1, są zamieszczone w:
    1. rejestrze z dostępem ograniczonym;
    2. rejestrze w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze;
    3. ponadto osoba podlegająca weryfikacji przedkłada Instytucji, innemu organizatorowi albo podwykonawcy, informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz.U. z 2023 r. poz. 172 oraz z 2022 r. poz. 2600), lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego.
  1. Procedurę weryfikacji z osobami nawiązującymi stosunek pracy opisaną w ust. 3 przeprowadza Dział Kadrowo-Socjalnych bądź w przypadku nieobecności pracowników ww. Działu, Koordynator ds. Standarów Ochrony Małoletnich bądź osoba wyznaczona przez Dyrektora. W przypadku osób z którymi nawiązywana jest współpraca w oparciu o umowę cywilno-prawną, Koordynator ds. Standardów Ochrony Małoletnich bądź jego zastępca zgłasza potrzebę weryfikacji osoby do Działu Spraw Kadrowo-Socjalnych. Zgłoszenie odbywa się za pośrednictwem wiadomości email, zawierającej odpowiednio zabezpieczony hasłem plik z danymi osobowymi osoby podlegającej weryfikacji. Dział Spraw Kadrowo-Socjalnych dokonuje weryfikacji wskazanej osoby.
  2. Osoba podlegająca weryfikacji, o której mowa w ust. 1, posiadająca obywatelstwo innego państwa niż Rzeczpospolita Polska, przedkłada Instytucji, innemu organizatorowi albo podwykonawcy, informację z rejestru karnego państwa obywatelstwa uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi.
  3. Osoba podlegająca weryfikacji, o której mowa w ust. 1, składa Instytucji, innemu organizatorowi albo podwykonawcy oświadczenie o państwie lub państwach, w których zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat, innych niż Rzeczpospolita Polska i państwo obywatelstwa (zgodnie z załącznikiem nr 4), oraz jednocześnie przedkłada Instytucji, innemu organizatorowi albo podwykonawcy informację z rejestrów karnych tych państw uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi.
  4. Jeżeli prawo państwa, o którym mowa w ust. 5 lub 6, nie przewiduje wydawania informacji do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi, przedkłada się informację z rejestru karnego tego państwa.
  5. W przypadku gdy prawo państwa, z którego ma być przedłożona informacja, o której mowa w ust. 5-7, nie przewiduje jej sporządzenia lub w danym państwie nie prowadzi się rejestru karnego, osoba podlegająca weryfikacji, o której mowa w ust. 1, składa Instytucji, innemu organizatorowi albo podwykonawcy oświadczenie o tym fakcie wraz z oświadczeniem, że nie była prawomocnie skazana w tym państwie za czyny zabronione odpowiadające przestępstwom określonym w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii oraz nie wydano wobec niej innego orzeczenia, w którym stwierdzono, iż dopuściła się takich czynów zabronionych, oraz że nie ma obowiązku wynikającego z orzeczenia sądu, innego uprawnionego organu lub ustawy stosowania się do zakazu zajmowania wszelkich lub określonych stanowisk, wykonywania wszelkich lub określonych zawodów albo działalności, związanych z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi (zgodnie z załącznikiem nr 5).
  6. Oświadczenia, o których mowa w ust. 6 i 8, składane są pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”. Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
  7. Informacje, o których mowa w ust. 3, Instytucja, inny organizator albo podwykonawca utrwala w formie wydruku i załącza do akt osobowych pracownika albo dokumentacji dotyczącej osoby dopuszczonej do działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi. Informacje oraz oświadczenia, o których mowa w ust. 5-8, Instytucja, inny organizator albo podwykonawca załącza do akt osobowych pracownika albo dokumentacji dotyczącej osoby dopuszczonej do takiej działalności.
  8. Wykonanie obowiązków, o których mowa w ust. 3-8, nie jest wymagane przed dopuszczeniem do działalności wskazanej w ust. 1, członka rodziny małoletniego, lub osoby znanej osobiście rodzicowi małoletniego albo przedstawicielowi ustawowemu małoletniego, gdy jest ona wykonywana w stosunku do małoletniego dziecka, którego rodzic albo przedstawiciel ustawowy są dopuszczającymi do działalności.
  9. W celu realizacji obowiązku określonego w § 6 ust. 3, kandydat do pracy lub innej działalności, obowiązany jest podać dane osobowe umożliwiające uzyskanie informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym lub Rejestru osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze. Zakres danych określa Załącznik nr 6.

§ 7
Postanowienia końcowe

  1. Polityka wchodzi w życie z dniem 17.09.2025.
  2. Ogłoszenie następuje w sposób dostępny dla pracowników lub pracowników zewnętrznych, w szczególności poprzez wywieszenie w miejscu ogłoszeń dla pracowników lub poprzez przesłanie jej tekstu drogą elektroniczną.
  3. Treść polityki po jej ogłoszeniu zostaje niezwłocznie udostępniona na stronie internetowej Polskiej Filharmonii Bałtyckiej, tak by umożliwić opiekunom zapoznanie się z obowiązującą w instytucji Polityką ochrony dzieci przed krzywdzeniem.
  4. Treść Polityki Ochrony Dzieci po jej ogłoszeniu zostaje niezwłocznie ogłoszona Podwykonawcom, aby mogli oni zapoznać swoich pracowników z jej treścią.
  5. W ciągu 14 dni od ogłoszenia treści Polityki Koordynator ds. Standardów Ochrony Małoletnich jest obowiązany do stworzenia wersji skróconej Polityki jak również wersji przyjaznej dzieciom, zawierającej numery telefonów przydatne w przypadku krzywdzenia dziecka oraz wywieszenia dokumentów w foyer Polskiej Filharmonii Bałtyckiej, w widocznym miejscu, na poziomie wzroku dziecka.

Pliki do pobrania:

Załącznik nr 1 – Oświadczenie dot. zapoznania się z treścią ww. Polityki
Załącznik nr 2 – Wzór Karty Interwencji
Załącznik nr 3 – Wzór zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa wobec małoletniego
Załącznik nr 4 – Oświadczenie dot. obywatelstwa i miejsca zamieszkania
Załącznik nr 5 – Oświadczenie dot. braku prowadzenia rejestru karnego
Załączniki nr 6-7 – Zakres danych dot. RSPnTS; Informacja dot. przetwarzania danych osobowych

Polityka Ochrony Dzieci PFB w Gdańsku – wersja skrócona

Wskazówki dla dzieci – ważne informacje i dobre praktyki (plakat)