Regulamin zgłoszeń wewnętrznych, naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
obowiązujący w Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku

§ 1
Zasady ogólne

1. Niniejszy Regulamin zgłoszeń wewnętrznych określa zasady i tryb zgłaszania przez sygnalistów naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku.
2. Proces przyjmowania Zgłoszeń jest jednym z kluczowych elementów prawidłowego i bezpiecznego zarządzania jednostką, którego jednym z celów jest identyfikowanie Nieprawidłowości w działalności i podejmowanie działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
3. Pracodawca wydaje pisemne upoważnienie do przetwarzania danych i informacji związanych z przyjmowanymi zgłoszeniami wewnętrznymi i podejmowanymi Działaniami Następczymi.
4. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów od chwili dokonania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

§ 2
Definicje

Pojęciom używanym w Regulaminie nadaje się następujące znaczenie:

1. Ustawa – Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928);
2. Działania następcze – oznaczają działania podjęte przez Przyjmującego Zgłoszenie lub Pracodawcę w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w Zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w tym poprzez takie działania jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury, jak również podejmowanie działań naprawczych określonych w niniejszym regulaminie;
3. Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę Sygnaliście, w tym niezasadne inicjowanie postepowań przeciwko Sygnaliście;
4. Nieprawidłowości – wszelkie występujące w ramach prowadzonej przez Pracodawcę działalności zdarzenia, zarówno działania jak i zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejścia prawa dotyczące:
   a) korupcji;
   b) zamówień publicznych;
   c) usług, produktów i rynków finansowych;
   d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   f) bezpieczeństwa transportu;
   g) ochrony środowiska;
   h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
   j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   k) zdrowia publicznego;
   l) ochrony konsumentów;
   m) ochrony prywatności i danych osobowych;
   n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   q) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt a-q.
5. Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadającą osobowości prawnej, której Ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym, jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
6. Osoba pomagająca w dokonaniu Zgłoszenia – osoba fizyczna pomagająca sygnaliście w Zgłoszeniu, której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
7. Osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczać działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnalisty w rozumieniu art. 115 §11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny;
8. Pracodawca, PFB – oznacza Polską Filharmonię Bałtycką im. Fryderyka Chopina w Gdańsku;
9. Przyjmujący Zgłoszenie – dedykowana i niezależna osoba uprawniona pisemnie przez Pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń oraz dokonywania ich wstępnej oceny i selekcji, jak również upoważniona do przeprowadzenia i koordynowania postępowania wyjaśniającego dot. Zgłoszenia;
10. Postępowanie Prawne – należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;
11. Regulamin – niniejszy „Regulamin zgłoszeń wewnętrznych, naruszeń prawa i podejmowania działań następczych”, o którym mowa w ustawie;
12. Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskanym w kontekście związanym z pracą, będąc zatrudniona w PFB na podstawie umowy o pracę lub świadcząca pracę na innej podstawie lub biorąca udział w rekrutacji do pracy w PFB lub osoba, która była związana stosunkiem pracy z PFB lub inna osoba wymieniona w art. 4 ust. 1 Ustawy;
13. Zespół – upoważnione pisemnie przez PFB wewnętrzne jednostki organizacyjne lub osoby mające wiedzę specjalistyczną, w tym prawną w zakresie niezbędnym do wsparcia merytorycznego Przyjmującego Zgłoszenie w realizacji działań następczych;
14. Zgłoszenie, Zgłoszenie Nieprawidłowości – przekazywane w dobrej wierze, za pośrednictwem wskazanych w Regulaminie kanałów zgłaszania, informacji o występowaniu bądź wystąpieniu:
    • rzeczywistej Nieprawidłowości;
    • uprawdopodobnionym podejrzeniu Nieprawidłowości.

§ 3
Sposoby dokonywania Zgłoszenia wewnętrznego

1. Zgłoszenie może być dokonane przez Sygnalistę w myśl art. 4 Ustawy, za pośrednictwem dedykowanych i poufnych kanałów:
   a) za pośrednictwem poczty elektronicznej będącej środkiem komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, wysłanej na adres poczty elektronicznej: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.;
   b) pisemnie, w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „POUFNE - SYGNALIŚCI”, umieszczonej w kolejnej, zamkniętej kopercie zaadresowane do Przyjmującego Zgłoszenie, przekazywane na biuro podawcze PFB;
   c) pisemnie, w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „POUFNE - SYGNALIŚCI” umieszonej w kolejnej, zamkniętej kopercie zaadresowanej do Przyjmującego zgłoszenie, wysłanej przesyłką poleconą na adres PFB: ul. Ołowianka 1, Gdańsk 80-751;
   d) ustnie, na wniosek zgłaszającego złożony za pośrednictwem kanałów, o których mowa w pkt. a) - c) za pomocą bezpośredniego spotkania z Przyjmującym Zgłoszenie zorganizowanego w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku. Zgłoszenie wewnętrzne ustne jest dokumentowane protokołem podpisanym przez Przyjmującego Zgłoszenie oraz Sygnalistę stanowiącym załącznik nr 4;
2. Przekazywanie Zgłoszenia przez Sygnalistę powinno zawierać:
   a) dane Sygnalisty, tj. imię i nazwisko, stanowisko, wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego (wedle wyboru Sygnalisty: adres korespondencyjny, bądź adres elektroniczny zwane dalej „adresem do kontaktu”);
   b) nazwę komórki organizacyjnej, której zgłoszenie dotyczy;
   c) dane osoby/osób, której dotyczy zgłoszenie, jak również dane osoby/osób pokrzywdzonych;
   d) przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia oraz opis Nieprawidłowości wraz z wskazaniem daty, miejsca oraz okoliczności zdarzenia;
   e) opis rzeczywistych i potencjalnych skutków Nieprawidłowości;
   f) informacje czy sprawa była już w przeszłości sygnalizowana (m.in. przełożonym lub innym osobom);
   g) działania podjęte przez Sygnalistę w celu eliminacji Nieprawidłowości o ile te działania miały miejsce.
3. Sygnalista może dołączyć do Zgłoszenia wewnętrzne dowody na poparcie opisywanego naruszenia prawa, jak i wykaz świadków, pokrzywdzonych oraz innych osób mogących mieć istotne informacje w zakresie wykrytych Nieprawidłowości.
4. Wzór karty Zgłoszenia wewnętrznego, stanowi załącznik nr 1.
5. Zgłoszenia wewnętrzne anonimowe nie podlegają rozpatrzeniu w trybie wskazanym w niniejszym Regulaminie.
6. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze, przez co rozumie się posiadanie uzasadnionych podstaw, aby sądzić, iż informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Osoba dokonująca Zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega odpowiedzialności karnej i porządkowej określonej w odrębnych przepisach.
7. Tylko Zgłoszenie dokonane w dobrej wierze, jest rozpatrywane z uwzględnieniem zasad poufności, dając Sygnaliście gwarancje pozostania anonimowym wobec pracowników i gwarantuję ochronę przed potencjalnymi działaniami odwetowymi. W przypadku ustalenia, w wyniku analizy Zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w Zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, jak również dokonano Zgłoszenia w złej wierze, Zgłoszenia stanowiącego nadużycie, bądź Zgłoszenia niepoważnego, nie podlegają one ochronie przewidzianej w Regulaminie.
8. Osoby powiązane z sygnalistą oraz osoby pomagające w dokonaniu Zgłoszenia, korzystają z ochrony przyznanej Sygnaliście na gruncie niniejszego Regulaminu w takim samym zakresie i na takich samych zasadach co Sygnalista.

§ 4
Przyjęcie Zgłoszenia wewnętrznego

1. Po wpływie Zgłoszenia jest ono rozpatrywane zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie, o ile w ocenie przyjmującego zgłoszenie charakter i przedmiot Zgłoszenia nie uzasadniają rozpatrzenia go w trybie przewidzianym odrębnymi regulacjami bądź przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
2. Przyjmujący Zgłoszenie dokonuje rejestracji Zgłoszenia w rejestrze zgłoszeń, o którym mowa w §10 Regulaminu, wstępnej weryfikacji formalnej i merytorycznej, w celu ustalenia czy Zgłoszenie nie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub czy istnieje możliwość uzyskania informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i w terminie 7 dni od otrzymania Zgłoszenia potwierdza przyjęcie Zgłoszenia Sygnaliście.
3. Obowiązek potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia istnieje pod warunkiem, że Sygnalista podał dane kontaktowe umożliwiające przekazanie potwierdzenia wskazane w §3 ust. 2 lit. a).
4. W przypadku braków formalnych Zgłoszenia bądź konieczności uzyskania dodatkowych informacji, związanych z otrzymanym zgłoszeniem, Przyjmujący Zgłoszenie może skontaktować się ze zgłaszającym za pomocą danych kontaktowych wskazanych w §3 ust. 2 lit. a). Ewentualnie braki Zgłoszenia wskazane w §3 ust. 2, nie blokują jego dalszego rozpatrywania.
5. Przyjmujący Zgłoszenie, po dokonaniu wstępnej weryfikacji Zgłoszenia, może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy:
   a) zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne;
   b) zgłoszenie nie zawiera niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego informacji oraz niemożliwe jest ich uzyskanie;
   c) zgłoszenie dotyczy działań lub zaniechań, które nie stanowią Naruszenia;
6. Przyjmujący Zgłoszenie informuje Sygnalistę w terminie 7 dni od dnia odstąpienia od wszczęcia postępowania o tym fakcie, w formie wskazanej przez Sygnalistę jako adres do kontaktu.
7. Przyjmujący Zgłoszenie, którego dotyczy Zgłoszenie zostaje wyłączony z procesu podejmowania działań następczych.
8. W przypadku konieczności wyłączenia Przyjmującego Zgłoszenie z procesu podejmowania działań następczych spowodowanego wystąpieniem okoliczności mogących budzić wątpliwości co do bezstronności lub potencjalnego zaistnienia konfliktu interesów, Pracodawca upoważnia pisemnie do podejmowania działań następczych na zasadach określonych w Regulaminie inną osobę.

§ 5
Postępowanie wyjaśniające

1. Postępowanie wyjaśniające przeprowadzane jest przez Przyjmującego Zgłoszenie, jeżeli Zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie weryfikacji jego zasadności, a ponadto według opisu Zgłoszenia zachodzi prawdopodobieństwo wystąpienia Nieprawidłowości.
2. Przyjmujący Zgłoszenie rozpatruje Zgłoszenie oraz prowadzi postępowanie wyjaśniające. Przyjmujący Zgłoszenie jest uprawniony do konsultacji z Zespołem i uzyskania merytorycznej opinii Zespołu w zakresie przedmiotu Zgłoszenia. Opinia Zespołu w sprawie zgłoszenia nie jest wiążąca dla Przyjmującego Zgłoszenie.
3. Przyjmujący zgłoszenie dokonuje weryfikacji zasadności Zgłoszenia w postępowaniu wyjaśniającym w oparciu o obowiązujące regulacje wewnętrzne oraz informacje i dokumenty uzyskane od komórek organizacyjnych z uwzględnieniem rodzaju i charakteru Zgłoszenia oraz z zastrzeżeniem zachowania zasad poufności. Postępowanie wyjaśniające jest prowadzone w sposób uczciwy, bezstronny i poufny.
4. W przypadku gdy zajdzie taka konieczność, Przyjmujący Zgłoszenie może wzywać pracowników lub współpracowników, którzy mogą mieć związek lub jakąkolwiek wiedzę w zakresie Zgłoszenia, lub Sygnalistę, w celu złożenia wyjaśnień. Na wniosek Przyjmującego Zgłoszenie wszyscy pracownicy mają obowiązek stawić się na spotkaniu oraz udostępniać dokumenty i udzielać niezbędnych informacji w celu ustalenia wszystkich okoliczności zasadności Zgłoszenia.
5. Przyjmujący Zgłoszenie każdorazowo utrwala działania w formie notatki służbowej. Wyjaśnienia składane przez wezwane osoby utrwalane są w formie protokołu, który jest zabezpieczony przed nieuprawnionym ujawnieniem i dostępem osób nieupoważnionych. Ustalenia mogą być zatwierdzane za pośrednictwem poczty służbowej, z zachowaniem zasad poufności obowiązujących u Pracodawcy. Wszelkie przesyłane pliku, dokumenty oraz informację powinny być zabezpieczone hasłem.

§ 6
Wnioski końcowe i działania naprawcze

1. Po rozpatrzeniu Zgłoszenia oraz ustaleniu całokształtu stanu faktycznego, jednak nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia przyjęcia Zgłoszenia, Przyjmujący Zgłoszenie sporządza protokół zawierający wnioski końcowe dotyczące:
   a) uznania Zgłoszenia za Zasadne i wydania rekomendacji o stosownych działaniach naprawczych;
   b) uznania Zgłoszenia za niezasadne.
2. Wnioski końcowe powinny zawierać w szczególności: opis stanu faktycznego określającego zasadność Zgłoszenia lub brak jego zasadności, decyzję Przyjmującego Zgłoszenie o uznanie Zgłoszenia za zasadne lub niezasadne, rekomendowane działania następcze o charakterze krótkofalowym i długofalowym mającym na celu zapobieżenie podobnym sytuacjom w przyszłości.
3. Działania naprawcze są to wszelkie działania nakierowane na wyeliminowanie Nieprawidłowości oraz jej konsekwencji, mające na celu minimalizację ryzyka prawnego, finansowego oraz mające na celu wyeliminowanie podobnych do opisanych w zgłoszeniu naruszeń w przyszłości. Mogą być to działania polegające na:
   a) wszczęciu postępowania dyscyplinarnego lub innego właściwego Postępowania Prawnego wobec pracownika, który dopuścił się Nieprawidłowości;
   b) modyfikacji obowiązujących procedur mającej zapobiec powtórzeniu się podobnym Nieprawidłowościom w przyszłości;
   c) przeprowadzenie działań edukacyjnych lub szkoleniowych;
   d) zwiększenie częstotliwości audytu danego obszaru;
   e) przeprowadzeniu zmian strukturalnych lub przesunięciu kompetencji;
   f) podjęciu odpowiednich środków prawnych, w tym procesowych.
4. W przypadku uznania Zgłoszenia za zasadne Przyjmujący Zgłoszenie:
   a) przekazuje informację o wyniku postępowania wyjaśniającego do Pracodawcy oraz kierownika kierującego komórką organizacyjną, w ramach której swoje obowiązki wykonuje Sygnalista lub pracownik wskazany w zgłoszeniu w celu podjęcia stosownych, następczych działań naprawczych zawartych w protokole, przewidzianych m.in. w regulaminie pracy lub wynikających z indywidualnej umowy o współpracę bądź ogólnie obowiązujących przepisach prawa;
   b) W terminie do 7 dni roboczych od przekazania informacji, o której mowa powyżej, Przyjmujący Zgłoszenie informuje pracownika, któremu zarzuca się dokonanie naruszenia, o dokonanym zgłoszeniu oraz przeprowadzonej weryfikacji Zgłoszenia.
5. W przypadku negatywnej weryfikacji zasadności Zgłoszenia i oddalenia podejrzeń w nim zawartych Przyjmujący Zgłoszenie przekazuje niezwłocznie Sygnaliście, informację o dokonanym zgłoszeniu oraz o przeprowadzonej negatywnej weryfikacji Zgłoszenia.
6. Przyjmujący Zgłoszenie podejmuje Działania następcze oraz przekazuje informację zwrotną Sygnaliście w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego, a jeżeli potwierdzenia nie zostało przekazane – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia wewnętrznego.
7. Informacja zwrotna zawiera informację w przedmiocie stwierdzenia bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

§ 7
Zakaz działań odwetowych

1. Sygnalista nie może być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania Zgłoszenia.
2. Za niekorzystne traktowanie, o którym mowa w ust. 1, uważa się w szczególności:
   a) odmowę nawiązania stosunku pracy;
   b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
   c) nie zawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji, gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
   d) obniżenie wynagrodzenia za pracę;
   e) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
   f) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą;
   g) przeniesienie Sygnalisty na niższe stanowisko pracy;
   h) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
   i) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;
   j) niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
   k) negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy;
   l) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
   m) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
   n) nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie;
   o) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego.
3. Sygnalista, który dokonał Zgłoszenia i doświadczył jakichkolwiek działań odwetowych, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania, powinien niezwłocznie powiadomić o zaistniałej sytuacji Przyjmującego Zgłoszenie. Jeżeli analiza informacji potwierdzi zarzuty takiego powiadomienia, Przyjmujący Zgłoszenie informuje Pracodawcę w celu podjęcia odpowiednich działań, mających na celu ochronę Sygnalisty.
4. Formularz Zgłoszenia działań odwetowych stanowi załącznik nr 2.

§ 8
Ochrona danych oraz postępowanie z dokumentacją

1. Dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której Zgłoszenie wewnętrzne dotyczy podlegają ochronie prawnej zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm), z wyłączeniem wskazanych w art. 8 ust. 5 i 6 Ustawy.
2. Dane osobowe Sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba, że za wyraźną zgodą Sygnalisty, z zastrzeżeniem sytuacji, w której ujawnienie tożsamości zgłaszającego wymagane jest na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa, bądź na potrzeby toczącego się Postępowania Prawnego.
3. Sygnalistę należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne, w sytuacjach wskazanych w ustępie poprzedzającym.
4. Dokumentacja zgromadzona w następstwie przyjętego Zgłoszenia wewnętrznego:
   a) nie może być udostępniana i rozpowszechniana w żaden sposób, poza sytuacjami, gdy obowiązek jej przekazania wynika z przepisów prawa;
   b) podlega ochronie przewidzianej dla danych osobowych, co dotyczy wszelkich informacji w niej zawartych, w szczególności rodzących ryzyko ujawnienia tożsamości zgłaszającego oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy;
   c) w celu uniemożliwienia dostępu osób nieupoważnionych;
   d) dokumenty i informatyczne nośniki danych, są przechowywane w szafie w zamykanym pomieszczeniu biurowym (pokoju), do którego dostęp posiadają jedynie upoważnione osoby.
5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego od dnia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.
6. Procedura przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 3.

§ 9
Ochrona tożsamości Sygnalisty

1. Wszystkie osoby rozpatrujące zgłoszenie, w tym Przyjmujące Zgłoszenie, zachowują w poufności fakt swojego zaangażowania w proces rozpatrywania Zgłoszenia, a także wszelkie informacje uzyskane w związku z jego przebiegiem, w tym, w szczególności tożsamość i dane Sygnalisty i osoby, której dotyczy Zgłoszenie, a także pozostałych osób wskazanych w zgłoszeniu, w tym świadków. Przyjmujący Zgłoszenie uzyskuje od Zespołu pisemne oświadczenia o zachowaniu poufności i bezstronności, przed dokonaniem konsultacji Zgłoszenia (załącznik nr 5).
2. Wszelkie dane pozwalające zidentyfikować Sygnalistę mogą zostać ujawnione wyłącznie na podstawie jego uprzedniej, wyraźnej zgody – z wyjątkiem ujawnienia ich:
   a) właściwym organom, kiedy taki obowiązek wynika z przepisów prawa;
   b) innym osobom upoważnionym przez Przyjmującego Zgłoszenie (w szczególności Zespołowi) do wyjaśnienia Zgłoszenia – jeśli będzie to kluczowe do wyjaśnienia sprawy.
3. Naruszenie obowiązku poufności może być podstawą pociągnięcie do odpowiedzialności pracowniczej, prawnej i dyscyplinarnej osoby, która dopuściła się naruszenia.
4. Za ochronę osoby dokonującej Zgłoszenia, w szczególności, gdy nastąpiło ujawnienie jej tożsamości, odpowiada Przyjmujący Zgłoszenie, który jest zobowiązany reagować na wszelkie przejawy potencjalnych działań odwetowych związanych z sygnalistą i dokonanym zgłoszeniem.

§ 10
Prowadzenie rejestru Zgłoszeń wewnętrznych

1. Każde przyjęte zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń.
2. Za prowadzenie rejestru zgłoszeń odpowiada Przyjmujący Zgłoszenie.
3. Rejestr zgłoszeń powinien zawierać co najmniej:
   a) numer Zgłoszenia;
   b) przedmiot naruszenia;
   c) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   d) adres do kontaktu Sygnalisty;
   e) datę dokonania Zgłoszenia;
   f) osoby biorące udział w procesie analizy i rozpatrzenia Zgłoszenia;
   g) informację o podjętych działaniach następczych;
   h) datę zakończenia sprawy.
4. Rejestr zgłoszeń jest prowadzony przy zachowaniu zasad poufności.
5. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu Postępowań Prawnych, zainicjowanych tymi działaniami.
6. Po upływie okresu, wskazanego w ustępie poprzedzającym, Przyjmujący Zgłoszenie usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze Zgłoszeniem. Przepisów wewnętrznych dotyczących archiwizacji nie stosuję się. W przypadku, gdyby dokumenty związane z Zgłoszeniem stanowiły część akt Postępowania Prawnego, w stosunku do tych dokumentów, stosuje się wewnętrzne zasady archiwizacji obowiązujące u Pracodawcy.

§ 11
Zgłoszenia zewnętrzne

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organu publicznego, organu centralnego lub do służb z pominięciem procedury przewidzianej w niniejszym Regulaminie, w szczególności, gdy:
   a) w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Regulaminie Przyjmujący Zgłoszenie nie podejmie działań następczych lub nie przekaże informacji zwrotnej, lub;
   b) Sygnalista ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub;
   c) Sygnalista ma uzasadnione obawy, by sądzić, że dokonanie Zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe, lub;
   d) w przypadku dokonania Zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Pracodawcy w naruszeniu prawa.
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny na zasadach określonych w ustawie oraz zgodnie z procedurą wskazaną przez ww. Organy.
3. Zgłoszenie zewnętrzne z pominięciem Zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej niniejszym Regulaminem i ogólnie obowiązującymi przepisami prawa.

§ 12
Postanowienia końcowe

1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Regulaminu odpowiedzialny jest Pracodawca.
2. Pracodawca informuje o wejściu w życie Regulaminu oraz o jego zmianach.
3. Przeglądy niniejszej Regulaminu wykonywane są systematycznie, nie rzadziej jednak niż raz do roku.
4. Zagadnienia nieobjęte niniejszym Regulaminem regulują przepisy Ustawy.

Pliki do pobrania:

Załącznik nr 1 – Wzór zgłoszenia nieprawidłowości
Załącznik nr 2 – Wzór zgłoszenia działań odwetowych
Załącznik nr 3 – Procedura ochrony danych sygnalisty
Załącznik nr 4 – Protokół ustnego przyjęcia zgłoszenia
Załącznik nr 5 – Oświadczenie o zachowaniu poufności
Załącznik nr 6 – Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych – dokonujący zgłoszenia
Załącznik nr 7 – Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych – naruszający prawo